Upravljanje časa: 7 tehnik

Ključni vpogledi

• Učinkovito upravljanje časa izboljšuje produktivnost
• Strategije, kot so postavljanje jasnih ciljev, ustvarjanje seznamov opravkov
• Obvladovanje upravljanja časa poveča ravnovesje med poklicnim in zasebnim življenjem, kar prispeva k večjemu osebnosti

Učinkovito upravljanje časa ne pride naravno.

Zaradi tega so knjige, tehnike in programska oprema za upravljanje časa ducat.

Pri vodenju svojih zasedenih izvršnih strank ali bolnikov, ki temeljijo na anksioznosti, na poti do boljšega upravljanja s časom, morda ne boste samo pokvarjeni za izbiro, ampak preobremenjeni.

Torej, namesto da bi skočili v globok konec, začnite s to objavo, kjer vam bomo dali uporabniku prijazen pregled literature o upravljanju časa. Razpravljali bomo o sedmih temeljnih sestavnih delih upravljanja časa in o tem, kako jih uporabiti, skupaj s koristnimi orodji in priporočenimi odčitki za vsakdanje življenje vaše stranke.

Ker je čas bistvenega pomena, začnimo!

Preden nadaljujete, smo mislili, da boste morda radi Uporabnapsihologija.com. Te podrobne, znanstveno utemeljene vaje bodo pomagale vam ali vašim strankam, da postanete bolj produktivni in učinkoviti.

Pomen upravljanja s časom

Upravljanje s časom je ozvezdje vedenja, ki nam pomagajo izkoristiti svoj čas, da zadovoljimo zahteve našega osebnega in poklicnega življenja. Čeprav se opredelitev upravljanja s časom razlikuje od ene domene do druge, Aeon in Aguinis (2017, str. 311) zagotavljata naslednjo jasno razlago, osredotočeno na osebo:

oblika odločanja, ki jo posamezniki uporabljajo za strukturo, zaščito in prilagajanje časa spreminjajočim se pogojem.

Teh treh komponent ni mogoče zmanjšati na eno samo panacejo, ki bi lahko rešili kakršna koli vprašanja upravljanja. Namesto tega se različne strategije - tako kot tiste, opisane v tej objavi, obravnavajo z različnimi sestavnimi deli upravljanja časa.

Zakaj je upravljanje s časom pomembno?

Naš čas in energija sta končna. Moramo jih ustrezno razdeliti na več odgovornosti in jih uporabiti, da skrbijo zase, svoje družine in prijatelje ter se udeležujejo nalog, povezanih z delom.

Z bolje upravljanim časom lahko izpolnimo vse svoje odgovornosti, delovne zahteve in cilje. Najpomembneje je, da zmanjšujemo tveganje za občutek, ki ga preplavi stres, občutek kot neuspeh in druge slabe težave s psihološkim počutjem (Aeon

Sinteza obstoječe literature (Aeon

• Pozitivno povezano z več meritvami dobrega počutja (vključno s psihološkim zdravjem, zadovoljstvo z delom , zaupanje, samozavest)
• Negativno povezan s stresom
• Pozitivno je povezan z več ukrepi za delo in akademsko uspešnost, vključno z akademskim uspehom in uspešnostjo zaposlitve

Če še vedno niste prepričani o pomembnosti boljšega upravljanja s časom, si oglejte TEDX video Brada Aeona tukaj.

Izbira strategij upravljanja časa

V prejšnji definiciji upravljanja časa smo omenili tri temeljne komponente: strukturo, zaščito in prilagajanje.

• Struktura se nanaša na to, kako naš čas dojemamo, merimo in dodelimo.
• Zaščita je, kako zaščitimo svoj čas pred zapravljanjem, napačno usmerjenimi ali odstopanjem od svojih načrtov.
• Prilagoditev se nanaša na to, kako dobro se lahko spopadamo z nepričakovanimi nalogami ali presenečenjem.

V tej objavi bomo razpravljali o sedmih ključnih strategijah upravljanja časa, ki jih je mogoče razvrstiti v skladu s temi tremi komponentami. Ta taksonomija je koristna pri odločanju o strategiji. Vse strategije pomagajo zaščititi naš čas in cilje, nekatere pa izpolnjujejo tudi druge komponente.

Strategija 1: prepoznati in odpraviti časovne zapravljanje

Dejavnosti zapravljanja časa izčrpavajo čas, energijo in trud, ne da bi prispevale k celotnemu cilju proizvodnje/končnemu cilju (Gordon

Če želite ugotoviti, od koga časa je odvisna stranka, uporabite dnevni dnevnik, beležimo svoje dejavnosti in čas, porabljen za vsakega (Gordon

Časovni zapadki can take many forms, but various practical solutions exist to counter them (see the table below, adapted from Gordon & Borkan, 2014).

Strategija 2: Odmaknite se od perfekcionizma

Če se pretirano ukvarjate s popolnim izdelkom/izidom, lahko hitro izniči najbolje zastavljene načrte. Perfekcionizem je nelagodno vedenje, za katerega je značilna skrajna samokritičnost, strah pred napaki, samo dvom in nemogoči standardi (Rice et al., 2012).

Perfekcionisti v svojem poklicnem in osebnem življenju malo uživajo, ker se pretirano ukvarjajo s svojo uspešnostjo in imajo večje tveganje za odlašanje, psihološke stiske in več psiholoških sindromov (Rice in sod., 2012; Shafran in sod., 2016).

Pogosto ponavljajo dejanja, ki obiskujejo okoli nedosegljivega cilja in na koncu zapravljajo čas, ki bi ga lahko preusmerili na druge naloge (Shafran in sod., 2016).

Poleg drugih strategij v našem postu je priporočljivo naslednje Pomagajte premagati perfekcionizem .

1. Perfekcionisti se zanašajo na modele binarnega razmišljanja (desno - napisani) in imajo nizko toleranco do napak (Shafran in sod., 2016). Pomagajte svoji stranki prepoznati, da projekt nikoli ne bo popoln, sprejme prijaznejši notranji glas in načrtujte čas za povratne informacije.
2. Razgradite naloge v manjše, dosegljive cilje z jasnimi pričakovanji pri postavljanju ciljev. Prvi cilj je na primer ustvariti osnutek različice, ki vsebuje napake, vendar s pravilno strukturo. Za drugi cilj se lahko stranka osredotoči na izpopolnjevanje dela in se udeležuje tipk.
3. Popolno delo je nedosegljivo in popolno je običajno slabo definirano. Namesto tega določite temeljne vidike projekta, ki bodo imeli največ vpliva in dosegli enak rezultat kot popoln. Osredotočite se na te vidike in ne na manj pomembne.

Strategija 3: Odpravite odlašanje

Odlaganje je vedenje izogibanja, ki je del negativnega cikla, kjer posameznik pozna izid naloge.

Kljub temu ima dejanje naloge negativno izkušnjo (Van Eerde, 2003).

Odlaganje has many forms and is accompanied by negative feelings such as guilt and a fear of failing . The entire experience is stressful, which clients want to avoid or change (van Eerde & Klingsieck, 2018).

Odpravljanje odlašanja se začne z zavedanjem in nato intervencijo (Van Eerde, 2003).

Glede na metaanalizo štirih različnih posegov je bila najučinkovitejša poseg proti odlašanju kognitivno-vedenjska terapija, ne glede na to, ali so bile vključene strategije upravljanja s časom, kot so razčlenitev naloge v manjše koščke, prednostne naloge, določitev ciljev ali učinkovito upravljanje časa (Van Eerde

Druga učinkovita strategija je moč in trening asertivnosti (iz Eerde

Strategija 4: Recite ne dodatnega dela

Predstavljanje dodatnega dela med poskusom zadovoljevanja obstoječega povpraševanja po delu ni nič nenavadnega. Posledica dodatnega dela pa je, da:

1. Imamo manj časa, da dosežemo svojo obstoječo delovno obremenitev, kar povečuje tveganje za neuspeh.
2. Verjetnost, da se počutimo pod stresom in zaskrbljujoča zaradi doseganja naših ciljev, se poveča.

Opravljanje tako dodatnega dela pogosto ni v najboljšem interesu posameznika. Vadite, ki nevtralno upada priložnost, kjer so posledice dodatnega dela na razpoložljivem času izrecne (Beagrie

Tukaj je a Hiter vodnik o asertivnosti na delovnem mestu .

Strategija 5: Določite prioritete

Niso vse naloge enako pomembne ali nujne.

Vedeti, katere naloge so najpomembnejše in je ključnega pomena, da bi dali to večjo prioriteto in več pozornosti. Primer slabe prednostne naloge je, ko je projekt, ki bo v enem tednu, spregledan za projekt v treh.

Eisenhower Matrix

Eden koristen način za določitev prioritete je uporaba matrice Eisenhower (Covey, 1991). Naloge so razdeljene na dve dimenziji: pomen in nujnost.

Če želite razvrstiti naloge, začnite z datumom zapadlosti in delajte nazaj od visoke nujnosti do nizke nujnosti. Nujnost se nanaša na neposrednost roka naloge. Pod naslovom nujnosti so nalog, ki bodo kmalu zapadle, nujne, naloge s poznejšimi roki pa niso nujne.

Nato dodajte dodatno klasifikacijo vsaki nalogi: pomen. Ocenite pomen vsake naloge tako, da preučite njegov vpliv in prispevek k dolgoročnim ciljem. Naloge, ki prispevajo k bistvenim ciljem, imajo velik pomen, medtem ko tiste, ki ne prispevajo, niso pomembne.

Posledično bodo vse naloge dodeljene kot nujne ali ne in tudi razvrščene kot pomembne ali ne pomembne.

Vaša matrica bi morala biti videti kot slika, nalogam pa je treba prednostno določiti od leve proti desni, začenši z zgornjo vrstico.

• Naredi - prioriteta 1
  V zgornjem levem kvadrantu so naloge visoke na obeh dimenzijah. To so najbolj pereče naloge, ki zahtevajo vašo takojšnjo pozornost. Najprej bi jih morali dokončati.
• Urnik - prioriteta 2
  Naloge, ki so pomembne, a ne nujne (zgornji desni kvadrant), še nimajo konkretnih rokov. Te naloge je treba razčleniti na manjše naloge ali jih predvideti za poznejše.
• Delegat - Prioriteta 3
  Naloge, ki so nujne, a niso pomembne (kvadrant levo levo), ne zahtevajo vaše osebne pozornosti. Namesto tega lahko te naloge prenesemo na nekoga drugega.
• Izbriši - Prioriteta 4
  Naloge v nasprotnem dnem desnem kvadrantu so najmanj pomembne in niso nujne. Lahko jih zavržemo ali hranimo, ko je v delovni obremenitvi zatišja.

Vendar vse naloge ne morejo biti tako velik pomen kot visok. Če so, je treba prednostno nalogo razporediti ali pa bo oseba postala preobremenjena in pretirana.

Strategija 6: Osredotočite se na globoko delo

Globoko delo se nanaša na sposobnost dela v mirnem okolju brez motenj z intenzivno osredotočenostjo in koncentracijo (Bhargava, 2016; Newport, 2016).

Naše kognitivne sposobnosti se v tem okolju izvajajo kot mišica. Naše sposobnosti koncentracije in proizvodnje se raztezajo na zmogljivosti in se sčasoma izboljšajo. Miselna izkušnja je podobna stanju pretoka, za katero je značilna intenzivna koncentracija in osredotočenost, kjer dojemanje časa izgine (CsikszentMihalyi, 1990).

Globoko delo is best for challenging work that requires absolute focus, but it is difficult to achieve because of distractions in our daily lives. Therefore, deep work should be considered a skill that can be honed and improved through regular practice, similar to any other skill.

Začnite z naslednjim, ko poskušate izboljšati globoke delovne sposobnosti (Bhargava, 2016; Newport, 2016):

1. Dodelite pomemben del časa za neprekinjeno osredotočenost (tj. Ni časa za odpadke in brez prekinitev).
2. Ta čas dodelite za jutro, ko se počutite osvežene in motivirane. Vnaprej ne preverjajte e -poštnih sporočil ali drugih komunikacij, da ne bi bili moteni.
3. Tako kot vadba, načrtujte dovolj počitka in spanje. Možno je samo nenehno delati z istim tempom s počitkom. Zato dodelite bolj obvladljive, manj kognitivno zahtevne naloge drugim delovnim obdobjem in si vzemite čas za okrevanje.

Strategija 7: Sledite poti 80/20

Pravilo 80/20, znano tudi kot načelo Pareto, govori o neravnovesju. Energija, porabljena za nalogo, ne enaka opaženemu izhodu (Vaccaro, 2000; Koch, 2011).

Za nadaljevanje ponazoritve:

1. 20% časa bo prineslo 80% dela. Predstavljajte si, da ima vaša stranka predstavitev. Sestavljanje grobega, a celovitega osnutka (80%) bo trajalo malo časa (20%).
2. Vendar bo preostalih 20% dela trajalo približno 80% časa. Čeprav je večina dela opravljena, preostalo delo, potrebno za izboljšanje predstavitve (20%), traja veliko časa (80%). Če je vaša stranka načrtovala svoj projekt, tako da je le 20% časa ostala za to delo, ne bi izpolnila roka.
3. 20% dela je bistvenega pomena, medtem ko 80% ne. Ključnega pomena za upravljanje našega časa in delovne obremenitve je bistvenega pomena, da prednostno določimo kritičnih 20% v manj posledičnih 80%.

Glede na to, pri načrtovanju urnika naredite naslednje (Vaccaro, 2000):

1. Razdelite razpoložljivi čas neenakomerno, da se upošteva razdelitev 80/20. Pustite dovolj časa za izpopolnjevanje, popravke in povratne informacije.
2. Pojdite skozi naloge in jih razvrstite kot pripadnost kategoriji 20% ali 80%. 20 -odstotne naloge so bistvene, prinašajo pomembne rezultate in neposredno vplivajo na druge cilje. 80 -odstotne naloge so nujne, vendar neobvezne, trajajo dlje, kot je bilo pričakovano, in izsušujejo.
3. Pri delu na večjem projektu razvrstite podreje kot 20% ali 80%. Vedno dajte prednost bistvenim nalogam (20%) nad nepomembnimi nalogami (80%).

Priporočene knjige za upravljanje časa

Bralci so razvajeni za izbiro, ko iščejo knjige o upravljanju s časom. Tukaj naštejemo štiri knjige, ki so v tej objavi neposredno povezane z nekaterimi strategijami. V komentarjih nam sporočite, če imate še kakšna priporočila.

1. Globoko delo: pravila za osredotočen uspeh v motenem svetu - Cal Newport

Ta knjiga se loteva teme globokega dela: kaj je, kako to doseči in zakaj je ključnega pomena.

Avtor, Cal Newport, je profesor računalništva in razume pomen predanega, osredotočenega časa pri doseganju ciljev.

Za razliko od mnogih drugih knjig o samopomoči so nasveti v tej knjigi dostopni, praktični in se glasi, kot da ga je avtor preizkusil in preizkusil.

Poiščite knjigo na Amazon .

2. Atomske navade: enostavno - James Clear

Če sprejmemo, da lahko izboljšamo svoje delovne strategije in prekinemo slabe navade, potem priporočamo Atomske navade .

Ta knjiga opisuje, kako majhne, ​​dosledne okoljske spremembe lahko pomagajo pri oblikovanju navad.

Poiščite knjigo na Amazon .

Če vam je bila ta knjiga všeč, potem priporočamo tudi Drobne navade avtor B. J. Fogg . Podobno je kot Atomske navade vendar nekoliko bolj praktično.

3. Načelo 80/20: Skrivnost doseganja več z manj - Richard Koch

Obstaja razlog, da je ta knjiga tako zelo cenjena. Koch raziskuje zgodovino načela 80/20 in ponuja številne zgodovinske primere tega načela.

Natančno numerično razmerje ni bistveno, vendar je koncept neravnovesja med vhodom in izhodom ključnega pomena. Da bi bralcem pomagal razumeti, kako to načelo izvajati v svojem vsakdanjem življenju, Koch opisuje več ključnih korakov za prepoznavanje razcepa 80/20 in določite prednost najbolj kritičnim nalogam, ki prinašajo najpomembnejše rezultate.

Poiščite knjigo na Amazon .

Orodja za upravljanje časa s strani pozitivnegapshologije.com

Pozitivnipsychology.com ima obsežno zbirko delovnih listov in orodij za naše bralce, ki lahko pomagajo pri upravljanju s časom ali pomagajo odpraviti odpadke.

Dejavnosti postavljanja ciljev

Produktivnost in nastavitev ciljev sta priljubljeni teme na našem blogu. Če ne veste, kje začeti, priporočamo to objavo: Dejavnosti nastavitve ciljev, vaje

17 vaj za produktivnost in delovno učinkovitost

Naše premierno orodje, ki vam lahko pomaga in vašim strankam pri njihovem upravljanju s časom, je ta odlična zbirka Uporabnapsihologija.com.

Vaje zajemajo vseh sedem strategij, o katerih smo govorili v tej objavi, in še veliko več. Komplet vključuje kratko uvodno knjižico o produktivnosti, ki jo podpirajo 17 vaj, pri čemer se vsaka zanaša na znanstveno dokazano strategijo.

Ena vaja se osredotoča na razvoj globokega dela, druga pa uporablja načelo 80/20. Vse to je na voljo kot komplet za vse v enem, ki je kot nalašč za izvajalce, ki želijo razširiti svoj orodja za reševanje skrbi strank, povezanih z delom, težavami s časom ali produktivnostjo.

Motivacija in nastavitev ciljev

Pomanjkanje motivacije in nejasnih ciljev lahko vpliva tudi na upravljanje časa. Če želite pomagati vaši stranki, ki se bori z motivacijo in postavljanjem ciljev, razmislite o prijavi na naš Uporabnapsihologija.com.

Ta odličen mojstrski razred zajema temo motivacije in postavljanja ciljev veliko bolj podrobno in je orodje za usposabljanje za praktike.

Sledi Uporabnapsihologija.com z raziskovanjem še enega vidika skrbi in izzivov na delovnem mestu. Ameriško psihološko združenje prepozna ta mojstrski razred, praktiki pa bodo po zaključku prejeli devet točk stalnega izobraževanja.

Sporočilo o domu

Končna narava časa in njegovo učinkovito upravljanje sta bila prepoznana že nekaj desetletij, ki segata v petdeseta leta prejšnjega stoletja (Claessens et al., 2007). Zavedamo se, da je učinkovito upravljanje časa bistvenega pomena za uspešno določanje ciljev, izpolnjevanje rokov in obvladovanje stresa .

Kako pa? Vprašali ste in poslušali smo.

V tej objavi smo raziskali sedem različnih strategij, pri čemer se je vsaka osredotočila na vsaj eno komponento upravljanja s časom, ki je razpravljala o tem, kako bolje strukturirati naloge, določiti roke, zaščititi čas in koncentracijo od motenj in delati pametneje.

Ne pozabite, da nekatere strategije morda ne bodo delovale za vašo stranko in morda bodo morali poskusiti nekaj, da bi našli tistega, ki ustreza. Najpomembnejše pa je prepoznavanje, da je upravljanje časa veščina. Lahko se naučimo, kako to storiti, in vsi ga lahko izboljšamo.

Seznam strategij in knjig, predstavljenih v tej objavi, je nepopoln; Obstaja veliko drugih strategij. Če ste določeno tehniko uporabili uspešno ali imate nov pristop, ki ste ga razvili, jo v komentarjih delite z nami. Dobrodošli so tudi priporočila za knjige!

Upamo, da ste uživali v branju tega članka. Ne pozabite Uporabnapsihologija.com.